Beleid- en overlegstructuren binnen Data Governance 

Data governance is een voorwaarde voor datagedreven werken. Maar hoe geef je vorm aan de beleids- en overlegstructuren die nodig zijn? Onze collega Senad heeft hier namens de DAMA NL werkgroep Data Maturity een two-pager over gemaakt. Zie hieronder de visie van Senad omtrent dit onderwerp.

Deze ondersteuning wordt verzekerd door het definiëren van rollen en bestuursorganen. De volgende rollen kunnen, afhankelijk van de organisatievolwassenheid gedefinieerd worden: een executive sponsor, een Data Governance leider, data eigenaar/eigenaren, data stewards (beheerders), data producent(en) en data consument(en). Deze rollen dragen elk individueel huneigen verantwoordelijkheden. De volgende bestuursorganen kunnen gedefinieerd worden: Data Governance raad en een Data Governance office (Abraham, Schneider, & vom Brocke, 2019, p. 428 & 429; DAMA, 2009, p. 32; 2017, p. 91; Khatri & Brown, 2010, p. 150; Otto, 2011, p. 5). Deze worden als volgt gedefinieerd:

• Executive sponsor: geeft ondersteuning door strategische richting te bieden, prioritering van business initiatieven en door het organiseren van financiering voor datamanagement initiatieven.
• Data Governance leider: is verantwoordelijk voor dagelijks management van het Data Governance programma en begeleidt bij het ontwerp, de ontwikkeling en het onderhoud van data en monitort of deze compliant zijn/blijven met het databeleid. Hiernaast begeleidt de Data Governance leider de data eigenaar/eigenaren en data stewards en genereert periodiek verslagen over het presteren van Data Governance binnen de organisatie.
• Data eigenaren: één individu per business onderdeel welke eindverantwoordelijk is voor de data binnen het business onderdeel. De data eigenaar communiceert brede data eisen en risico’s en is aansprakelijk voor de juistheid en consistentie van bepaalde data.
• Data stewards: hebben specifieke (expert) kennis van de business en IT en moeten de data kunnen vertalen in technische specificaties. Zij zijn verantwoordelijk voor het algehele datamanagement.
• Enterprise data architect: een senior data architect welke verantwoordelijk is voor het ontwikkelen, onderhouden en gebruikmaken van het enterprise datamodel. Dit model dient afgestemd te zijn op de bedrijfsstrategieën, processen, organisaties en systemen.
• Data producent: creëert/genereert en onderhoudt de data welke door interne en/of externe data leveranciers is gegenereerd.
• Data consument: is de gebruiker van de data. Dient de eisen omtrent de data te specificeren en data gerelateerde problemen te rapporteren.

De toewijzing van beslissingsbevoegdheid bepaalt welke organisatorische eenheid het mandaat heeft voor actie met betrekking tot Data Governance. Dit kan bijvoorbeeld vormgegeven worden middels het aanstellen van een Data Governance raad. Deze is onder andere verantwoordelijk voor het opstellen en onderhouden van een Data Strategie (DAMA, 2009, p. 46). Daarnaast dient mogelijk een Data Governance Office aanwezig te zijn ter ondersteuning van deze raad, afhankelijk van de grootte van de organisatie (DAMA, 2009, p. 30).

Beslissingsbevoegdheid op het gebied van Data Governance kan op verschillende manieren gepositioneerd worden binnen een organisatie, namelijk hiërarchisch of functioneel, en variërend van gecentraliseerd tot gedecentraliseerd (Abraham et al., 2019, p. 429).

• Hiërarchische positionering: bepaling op welk hiërarchisch niveau in de organisatie de beslissingsbevoegdheden zijn gepositioneerd.
• Functionele positionering: bepaling op welke afdeling binnen de organisatie de beslissingsbevoegdheden zijn gepositioneerd.
• Gecentraliseerde of gedecentraliseerde positionering: bepaling of beslissingen op centrale, decentrale unit(s) of een combinatie hiervan worden genomen.

Besluitvormingen en de coördinatie hiervan binnen Data Governance kunnen zowel verticaal als horizontaal plaatsvinden (Abraham et al., 2019, p. 430).

• Verticale (hiërarchische) aanpak: maakt gebruik van een piramidestructuur (top-down), waarbij de beslissingsbevoegdheden zich op het hoogste niveau bevinden. Hierbij ligt de focus op het aansturen en het controleren.
• Horizontale (coöperatieve) aanpak: maakt gebruik van een samenwerkingsverband om problemen te adresseren. Deze aanpak maakt onder andere gebruik van formele coördinatiemechanismen in de vorm van werkgroepen, comités en rollen t.b.v. integratie van Data Governance. Daarnaast kunnen er ook informele coördinatiemechanismen bestaan, zoals samenwerking tussen afdelingen, prestatiebeoordelingen over de afdelingen en jobrotatie.

Samenvattend

Voor datagebruik binnen een organisatie dient de organisatie over structurele mechanismen te beschikken welke bijvoorbeeld rapportagestructuren, bestuursorganen en verantwoordelijkheden bepalen. De inrichting van Data Governance binnen een organisatie op basis van de in dit artikel beschreven structuur, rollen, beslissingsbevoegdheden en besluitvormingen zijn afhankelijk van de omvang en inrichting van een organisatie. Deze worden op hun beurt bepaald door het volwassenheidsniveau van datamanagement. Graag adviseren wij u namens DAMA Nederland hierover.

Literatuur

• Abraham, R., Schneider, J., & vom Brocke, J. (2019). Data governance: A conceptual framework, structured review, and research agenda. International Journal of Information Management, 49, 424-438.doi: https://doi.org/10.1016/j.ijinfomgt.2019.07.008
• DAMA. (2009). The DAMA Guide to the Data Management Body of Knowledge - DAMA-DMBOK (1 ed.): Technics Publications, LLC DAMA International.
• DAMA. (2017). DAMA-DMBOK : data management body of knowledge (2 ed.): Technics Publications, LLC DAMA International. Khatri, V., & Brown, C. V. (2010). Designing data governance. Commun. ACM, 53(1), 148–152. doi:10.1145/1629175.1629210 Otto, B. (2011). A morphology of the organisation of data governance.