Retrospective: Speed Dates

In deze tijden kan het makkelijk gebeuren dat je in een team werkt met mensen die je nog nooit in het echt hebt gezien. De verbintenis die vroeger zo makkelijk ontstond rond de koffie en de lunch is nu lastiger te vinden. Probeer daarom eens een retrospective die in het teken staat van verbintenis: Speed Dates.

In dit retrospective format creëren we een moment voor elk teamlid om 1-op-1 met elkaar te praten. Deel iedereen in koppels in en rouleer  zodat iedereen elkaar kan spreken. Het kan voorkomen dat sommige koppels elkaar al eens gesproken hebben, dan kunnen die mensen even pauze houden. Als het team elkaar nog niet zo goed kent, of dit de eerste keer is dat mensen uitgebreid met elkaar praten, zou ik de gesprekken insteken zonder doel of onderwerp. Laat het lekker de vrije loop. In opvolgende sessies zouden de gesprekken gebruikt kunnen worden om persoonlijke feedback op te halen bij je teamgenoten of om verbeterpunten te signaleren voor onderlinge samenwerking. Met mijn team van 6 gaf ik elk gesprek een timebox van 8 minuten. Iedereen had 5 gesprekken en 1 ronde pauze.

Doordat er tijdens de retro een thuiswerk advies gold organiseerde ik dit online, hoewel het natuurlijk ook goed op kantoor te doen is. Om dit technisch te faciliteren gebruikte ik de break-out rooms van Microsoft Teams. De meeting organisator kan de rooms aanmaken door in de meeting op de knop te klikken met twee vierkanten.

In mijn sessie had ik zes deelnemers, dus maakte ik drie ruimtes aan. Zet ‘Deelnemers toewijzen’ op handmatig, aangezien je iedereen steeds rond wilt kunnen schuiven. Eenmaal aangemaakt kun je de ruimtes een naam geven en mensen eraan toewijzen.

Wanneer mensen worden toegewezen aan een ruimte die ‘open’ is zullen ze er na een aantal seconde automatisch ingezet worden. Als iemand naar een andere ruimte gaat krijgt deze persoon een waarschuwing te zien. Het is daarom handig om bij een nieuwe ronde iedereen aan nieuwe ruimtes toe te wijzen zodat ze allemaal de waarschuwing krijgen. Dan weet iedereen waar ze aan toe zijn.

Door gebruik te maken van het megafoon icoon kun je een bericht sturen naar alle ruimtes. Zo kun je collega’s bijvoorbeeld op de hoogte stellen als er nog 2 minuten resterende zijn in het gesprek. 

In mijn team had ik 6 teamgenoten die deelnamen aan de retro. Dit betekend dat iedereen 5 gesprekken had, maar ook 1 ronde pauze. Wanneer mensen pauze hebben kun je hun ruimte op unassigned zetten, ze komen dan terug in het hoofdgesprek. Het hoofdgesprek had ik omgetoverd tot “stilte tuin” door mijn scherm te delen met een ontspannende natuur video. Vergeet vooral niet om ‘computer geluid delen’ aan te vinken. Hier hadden mensen vervolgens even 8 minuten om koffie te halen of iets anders te doen.

Door in de optiebalk, tijdens het delen, bovenaan te klikken op het tweede icoon krijg je een combinatie van de video en je camera.

.

Het resultaat was een gezellige, energieke sfeer. Er kwamen leuke anekdotes naar boven en mensen leerde elkaar op een andere manier kennen dan enkel door het werk. Dus steek je retro eens verbindend in, wie weet wat voor bizarre hobby’s je leert kennen door je collega’s! Want ook dat verbetert de samenwerking.